Der BPM-Regelkreis

Das Business-Process-Management ist nicht im Sinne eines Projektvorgehens zu verstehen. Es ist eine wiederkehrende Management-Aufgabe, welche die sukzessive Optimierung und Anpassung der Prozesslandschaft an die sich ändernden Bedarfe des Unternehmens beinhaltet. Hierzu lassen sich vier Phasen unterscheiden, die jeder Prozess durchläuft.

Abbildung 2: BPM-Regelkreis

Modellieren:

Typischerweise beginnt BPM mit der Prozessdefinition. Dazu werden zunächst die Ziele festgelegt, die durch den Prozess erreicht werden sollen. Ergänzend lassen sich Metriken bzw. Key-Performance-Indicators (KPIs, Prozesskennzahlen) zur Prozessüberwachung definieren.

Die Prozesse werden anschließend modelliert. In der Modellierung werden die Abfolge der Schritte und Entscheidungen dargestellt und die einzelnen Schritte bzw. Aufgaben Ressourcen zugeordnet. Auf Basis des Unternehmensmodells können den Ressourcen zudem Kosten und Durchlaufzeiten zugeordnet sein. Gleichzeitig entsteht ein Bild der benötigten Informationen sowie deren Quellen und Senken.

Sobald alle Informationen in dem Prozessmodell enthalten sind, lassen sich in geeigneten Entwicklungsumgebungen auch Simulationen dieses Modells durchführen. Es können unterschiedliche Realisierungsalternativen des Prozesses als Szenarien abgelegt und die Simulationsergebnisse bzgl. Kosten, Durchlaufzeiten und anderen frei zu definierenden Kennzahlen verglichen werden.

Mithilfe der Simulation lassen sich bereits zur Design-Zeit Engpässe identifizieren und Auswirkungen auf angrenzende Gebiete überprüfen. Hierbei gilt natürlich, dass die Ergebnisse nur so gut sein können, wie es das zugrunde liegende Modell ist.

Implementieren:

Die so erzeugten Modelle sind bereits stark detailliert und können durch den Einsatz von Standards wie BPEL (Business-Process-Execution-Language) als Grundlage für die Implementierung dienen. Neben einigen technischen Verfeinerungen der Prozesse sind im Zuge der Implementierung auch noch die fehlenden Informationsflüsse zu organisieren. Diese Aufgabe ist meist die aufwendigste und zeitlich umfangreichste. Zudem werden im Zuge der Implementierung die Grundlagen für das spätere Monitoring gelegt. Für die im Modell definierten Kennzahlen werden an den geeigneten Punkten Informationen von der Ausführungsinfrastruktur in die Monitoring-Infrastruktur überführt. Diese Aufgaben haben in enger Abstimmung mit den Software-Realisierungsprojekten im Hause zu erfolgen.

Ausführen:

Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann der Prozess in die Ausführungsinfrastruktur überführt werden. Mithilfe aktueller BPM-Werkzeuge lassen sich die Prozesse zur Ausführungszeit bis auf Instanzebene beobachten sowie steuern. Hier ist durch entsprechende Planung eine sukzessive Reifung anzustreben. Es wäre vermessen in einer ersten Implementierung bereits die höchste Exzellenz-Stufe anzustreben. Erst das Beobachten des Verhaltens (s. Monitoring) sowie gezieltes Manipulieren erlauben ein sukzessives Reifen des Prozesses.

Überwachen/Monitoring:

Die Überwachung eines Prozesses erfolgt durch die Erfassung und Darstellung der aktivierten Informationsereignisse aus dem Prozessfluss auf Dashboards. Dashboards ermöglichen dem Prozessverantwortlichen die direkte Überwachung der laufenden Prozesse und liefern statistische Übersichten auf unterschiedlichen Granularitätsebenen sowie Signale über Auffälligkeiten und Optimierungsmöglichkeiten.

Diese Informationen werden gegen die ursprüngliche Strategie geprüft. Gegebenenfalls bestehende Abweichungen zu den ursprünglich definierten Zielen fallen hierdurch schneller ins Auge.

Im nächsten Schritt bilden diese Abweichungen die Grundlage für einen Review des Ablaufs. Durch Parallelisierung von Aufgaben, Änderung von Entscheidungsstrukturen oder Anpassung von Aufgabenträger-Pools kann eine Optimierung erreicht werden.

Diese Änderungen lassen sich mithilfe von Simulationen vorab testen und die als optimal erachtete Variante kann mit neuen Metriken versehen erneut der Automatisierung zugeführt werden. Der Kreis schließt sich.

Anders als beim oben beschriebenen Top-down-Ansatz erfolgt beim IT-getriebenen Bottom-up-Ansatz der Einstieg in den BPM-Regelkreis auf der Automatisierungsebene. Vorhandene Services werden aus dem SOA-Repository genommen, orchestriert und in die Laufzeitumgebung übertragen. Damit wird eine prozessbedingte Integration unterschiedlicher Systeme durchaus auch unter Einbindung von Benutzerinteraktionen möglich.

Zum Beispiel kann ein Ereignis einen solchen Prozess auslösen. Bisher wurde ein Bericht erzeugt und ein Bearbeiter musste auf dieser Grundlage handeln. Nun kann die prozessunterstützende IT die entscheidungsrelevanten Informationsservices abfragen, die gesammelten Informationen in einer Entscheidungsvorlage zusammenfassen und erst diese aufbereitete Entscheidungsvorlage dem Bearbeiter in einem sog. Human-Interface zugänglich machen. Dieser muss den Fall prüfen, entsprechend entscheiden und die Akte wieder zusammen mit seiner Entscheidung an die prozessunterstützende IT übergeben. Je nach Entscheidung werden anschließend die erforderlichen Zielsysteme mit der neuen Situationsinformation versorgt.

Dieser Ablauf ist ein bedeutender Beitrag zur Verringerung der Komplexität auf Benutzerseite. Dieser kann sich auf seine fachliche Arbeit konzentrieren und muss sich nicht mit mehreren Anwendungsmasken und deren Semantik auseinandersetzen. Die Human-Interfaces sind einfach und meist als intuitiv nutzbare Web-Interfaces aufgebaut. Sie erzeugen tendenziell wesentlich geringeren Schulungsbedarf.

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